关于印发人事代理人员《档案转递制度》等七项制度的通知
聊人才字[2003]3号
各县(市、区)人才交流服务中心，市直有关部门：
根据中组部、人事部人发[1996]118号文件精神，流动人员的人事档案，一律由县以上(含县)党委组织部门和政府人事部门’所属人才服务机构管理，其他任何单位和个人不得擅自管理流动人员人事档案之规定，现将人事代理人员《档案转递制度》等七项制度印发给你们，请结合工作实际，认真贯彻执行。
聊城市人才交流服务心
二00三年九月十六日
档案转递制度
一、代理档案应通过机要、交通转递或派专人送取，不准本人自带。
二、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。
三、转出的档案必须按规定的转递通知单项目详细登记，严密包封。
四、收档单位核对无误后应在档案回执上签名盖章立即退回。超过一个月未退者，转出单位应催问，以防丢失。
五、严格执行转递制度，避免产生“无头档案”。对已出现的“无头档案”应认真查转。对确属查不到下落的档案材料应妥善保存。
档案库房管理制度
一、档案库房必须具备坚固、防火、防潮的特点，并配置铁质档案柜。
二、库房“六防”设施配备齐全，并经常检查各设施是否完好。
三、库房内严禁吸烟。
四、保持库房清洁和适宜的温度、湿度。
五、档案库房钥匙实行专人专管。
六、严禁外来人员进入库房。
七、未经整理、装订的档案禁入库房。
八、严格档案进出库手续，库存量每年清点一次。
九、做好库房机械设备的保养工作。
档案查阅、借档制度
一、查阅、借阅单位必须出具单位证明信，填写《查阅代理档案审批表》，按照规定办理审批手续。
二、查阅、借阅人员必须是所在单位两名以上的正式人员。
三、档案管理人员，应根据审批规定确定是否提供材料内容。
四、查阅档案必须严格保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料；严禁档案内容外泄。
五、从档案中拍摄、复制取证，必须报请主管部门审批，并履行登记手续。
六、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
七、档案一般不外借，特殊情况需经部门领导批准，并严格履行登记手续，限期归还。
档案材料收集制度
一、为使代理档案适应代理工作的需要，要经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等材料，充实档案内容。
二、有关部门要及时将新形成的代理档案材料送交档案室归档。
三、接到代理人员任免、工次等变动入档通知后，要及时将任免、工资等情况的材料记入档案。
四、维护档案材料的真实性，确保归档材料的质量。
五、不属于归档的材料，不得擅自归档，视情予以处理；凡销毁材料必须详细登记并报请主管领导审批。
六、掌握代理档案材料信息来源，及时做好材料收集归档。
档案保管与保护制度
一、保管代理档案，应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次，发现问题及时解决。
二、档案转入、转出手续齐备，防止档案丢失或损坏。
三、设置专门的档案查阅室和管理人员办公室，做到“三室”分开。
四、档案卷皮、目录和装订规格实行统一制作标准，标签明显、填写完整。
五、新转档案需经整理、装订、除虫灭菌后方可入库存放。
六、严格履行先登记后进出库房、先登记后查阅的档案管理制度。
七、严禁任何个人私自保存他人档案。
材料鉴别、归档制度
一、鉴别材料是否属于归档范围，不属于归档的材料不得擅自归档。
二、审查归档材料是否真实、齐全，对象是否明确，文字是否清楚。
三、审查归档材料手续是否完备，需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归档。
四、接到代理人员任免、工资等变动通知后，要及时将任免、工资等情况记入代理人员档案。
五、档案中缺少的有关材料，要及时登记，并收集补充后归档。
六、对发现问题的材料，需查清后再归档；而一时查不清及不完整的材料，请示主管领导后交有关部门处理。
七、凡属归档材料，应按《代理人员档案整理工作细则》进行整理立卷。
材料检查、核对制度
一、查看归档材料手续是否完备、真实。
二、查看归档材料的纸、墨是否规范，书写字迹是否清楚。
三、认真做好同名、同姓归档材料的鉴别，要注意性别、籍贯、出生时间的核对，防止错装。
四、对转、寄出的档案材料做到一查、二看、三校对，防止错转错寄。
五、档案材料一般不外借，确因特殊情况外借的要经有关领导批准，并严格履行登记手续，限期归还；对外借归还的档案材料，要查看有否增加或抽出材料，档案材料内容有否涂改或乱批注。